Agil im Event Management

Andere Zeiten erfordern neue Methoden. Das haben wir alle im letzten Jahr lernen müssen. Dabei stehen vor allem agile Arbeitsmethoden im Vordergrund, um im (Event-)Arbeitsumfeld effizienter arbeiten zu können.

Mit den heutigen Veränderungen ändert sich auch bezüglich Event und Projekt Management einiges. Es gibt neue, komplexere (hybride) Formate und die Zeit zwischen Briefing und Umsetzung wird kürzer. Durch die sich ständig ändernden Bedingungen, ergeben sich auch viel mehr kurzfristige Änderungen als früher. Das bedeutet vielfach auch, dass Projekt Manager immer mehr Projekte stemmen müssen.


Im Nachfolgenden wird auf verschiedene agile Arbeitskonzepte eingegangen. Grundsätzlich lässt sich zwischen dem Wasserfall-Modell und den agilen Modellen unterscheiden.*


Agile Arbeitsmethoden

Im agilen Modell geht es primär darum, Verantwortung zu delegieren und um flexibel zu arbeiten. Die wesentlichen Bestandteile der agilen Arbeitsmethoden sind:

  • Agile Werte (Grundwerte)

  • Agile Prinzipien (Handlungsgrundätze)

  • Agile Techniken

  • Agile Methoden (Kanban, Scrum, Design Thinking etc.)

Agile Prinzipien

Fürs Event Management lassen sich die agilen Arbeitsmethoden nicht 1:1 anwenden. Jedoch macht es Sinn, einzelne Teile davon ins Projekt Management zu übernehmen.


Zum Beispiel die Iteration, die sich am besten damit übersetzen lässt, dass man Schritt für Schritt zum Ziel kommt. Dabei wird, im Gegensatz zur herkömmlichen Projektarbeit, die Arbeit in kleineren Schritten oder Zyklen unterteilt. So wird nach jedem Schritt das Feedback des Auftraggebers eingeholt. Ein Beispiel: Herkömmlich wird das Eventkonzept erst gezeigt, wenn es fertig ist. Bei der iterativen Arbeitsweise wird nach vordefinierten Arbeitsschritten, das Konzept immer wieder gezeigt und Feedback eingeholt.

  • Wie läuft die Arbeit?

  • Was können wir verbessern?

  • Was können wir noch effektiver und effizienter machen?

Zu guter Letzt leben die agilen Methoden von der Einfachheit. So werden nur Arbeiten erledigt, die tatsächlich notwendig sind. Und eines liegt jeder Methode zu Grund: Zeit ist die wertvollste Ressource.


Agile Methoden


Kanban

Bei der Kanban-Methode steht die Steigerung von Produktivität und Effizienz im Vordergrund. Es wird transparent gemacht, wer bei welchem Projekt, wo steht. Das Online-Tool Trello kann einem dabei helfen, die Kanban-Methode in die Realität umzusetzen. Mittels Trellokarten können Projekte in Backlog, Up Next, In Progress, On Hold und Done unterteilt werden.

Die Kanban-Methode hat ihren Ursprung in der Softwareentwicklung. Diese Methode wird auf Kanban-Boards (digital/analog) visualisiert (Trello/MS Planner/FlipCharts).


Scrum

Die Scrum-Methode macht bei grossen Projekten und Teams Sinn. Es geht darum, dass Teams eng zusammenarbeiten. Diese Methode hat ihren Ursprung ebenfalls in der Software-Entwicklung. Dabei werden nur einfache Rahmenbedingungen definiert; alles andere bleibt offen. Das ermöglicht den Mitarbeitenden viele Freiheiten innerhalb dieses Rahmenwerks und führt zu einem strukturierten, aber doch flexiblen Prozess. Dies wiederum hat eine permanente Transparenz bezüglich aktuellem Entwicklungsstand der einzelnen Projektschritte zur Folge. Alle Aufgaben werden dabei am Anfang abgebildet (inkl. Dauer und Budget). Die Vorteile der Scrum-Methode liegen in der schnelleren Zielerreichung. Es wird ein effizienteres Arbeiten und eine höhere Transparenz erreicht.


Design Thinking

Bei der Arbeitsmethode des Design Thinkings handelt es sich um die systematische Herangehensweise an komplexe Herausforderungen. Der Mensch steht dabei im Fokus. Der Nutzer begibt sich in die Rolle des Anwenders und kann dadurch Rückkopplungen zwischen dem Entwickler der Lösung und seiner Zielgruppe nachvollziehen.


Bei diesen drei agilen Methoden stellt sich die Frage: Was ist für die Eventbranche anwendbar:

  1. Nutzerzentriertheit: Der Event Manager versetzt sich in seinen Kunden/Gast

  2. Multidisziplinarität: Verschiedene Experten arbeiten früh zusammen

  3. Die iterative Vorgehensweise: Man lernt während man am Projekt arbeitet

Generell beschäftigt sich der Event Manager bei den agilen Arbeitsmethoden intensiver mit seiner Aufgabe, der Problemstellung, den Zielen und den Zielgruppen.


*Tobias Wannieck, selbständiger Kommunikator, ging im Rahmen des EMC-Webinars vom 14. Oktober 2020 detailliert auf die agilen Arbeitsmethoden ein.

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