Wer in diesem Jahr einen grösseren Event plante, der musste sich bewusst sein, mit welchen Risiken dies verbunden ist. In einem EMC-Webinar wurden diese Risiken analysiert und Empfehlungen ausgesprochen.
Text von Marc Maurer, Vorstandsmitglied EMC
Alexander Heidl vom Analyseunternehmen Alphazetta ging in seinem Webinar «Event Manager on Duty Care» vom 25. September darauf ein, wie Event Manager mit Hilfe von Daten und deren Analyse dafür sorgen können, dass in Zeiten von Covid-19 das Vertrauen in die Eventbranche zurückkehrt. Dabei sei eines vorneweg erwähnt: Eventveranstalter müssen die Daten zuerst erhalten und die Teilnehmer eingewilligt haben, dass diese Analysen erstellt werden dürfen. Das Ziel war es aufzuzeigen, was innerhalb einer Risikoeinschätzung alles möglich ist.
Risikoeinschätzung
Doch wie geht man bei einer Risikoeinschätzung eines nationalen oder internationalen Events vor? Dabei gibt es die folgenden Punkte, die je nach Event eine Rolle spielen:
- Risikobewertung
- Informationsmanagement bei Sicherheitsvorfällen
- Massnahmen vor der Abreise für Reisende
- Risiko-Management-Prozess
Wichtig ist dabei für Eventorganisatoren vor allem der Teilnehmer eines Events. Deshalb wird nachfolgend auf dessen «Delegate Journey» eingegangen, also die Reise, die der Teilnehmer macht, wenn er vom Ausland an einen Event in die Schweiz anreist.
Problemstellung: Delegate Journey (Teilnehmer eines Events)
Der Eventorganisator steht dabei vor einem Hauptproblem: Er/sie weiss nicht, wo die Eventteilnehmer vor einem Event waren. Er hat keine Kontrolle darüber, mit wem oder welchem Flugzeug der Teilnehmer anreist und wo er im Vorfeld war. Er sieht den Teilnehmer zum ersten Mal beim Check-in am Event persönlich. Und er verliert den Teilnehmer nach dem Event wieder aus den Augen. Dabei stellt sich also die Frage: Wie kann die Delegate Journey eines Events verbessert werden? Hier kommt die Fürsorgepflicht, also die «Duty of Care» ins Spiel.
Denn der Eventorganisator muss einschätzen können, wie potenziell gefährlich ein Teilnehmender für den Event und somit für die anderen Teilnehmer ist.
Risiken während des Delegate Journey
Die erste Frage, die sich einem Eventveranstalter stellt: Woher reisen die Teilnehmer an? Reisen einige aus Risikoländer an? Der Veranstalter muss verstehen, woher die Teilnehmer und mit welchem Verkehrsmittel sie anreisen.
Dabei stellen sich für den Eventorganisator bei der Eventplanung im Vorfeld folgende Fragen, um eine Risikoanalyse zu erstellen:
- Wie erhalten wir die Daten?
- Anreise: Über welche Flughäfen reisen die Teilnehmer an? Mit welcher Airline? Mit welchen Flugzeugtypen?, Wie alt ist das jeweilige Flugzeug?
- Mit welchem Risiko wird welches Land von den Behörden eingestuft?
- Was ist wirtschaftlich für mich relevant? Braucht es einen physischen Event? Wenn ja, wen lasse ich zu? Hybridevent?
Aufgrund der Antworten und den Daten kann ein Eventorganisator/Travel Manager dann eine Risikoanalyse erstellen und jedem Teilnehmer einen Risikoscore zu- und mitteilen.