Unter dem Titel «Chancen und Risiken» zeigte der erste Event Circle des laufenden Jahres den Teilnehmenden auf, wie die Pandemie die Branche verändert hat, welche Probleme es in der Folge zu bewältigen gilt und welche Risiken bestehen. Aber vor allem auch, welche Chancen sich daraus entwickelt haben und wie diese angepackt werden können.
Erste lockere Gespräche mit bekannten sowie auch neuen Gesichtern beim gemütlichen Begrüssungskaffee und feinen «Beilagen» aus der Backstube. Der Auftakt des Event Circle-Jahrs 2023 in der Paulus Akademie in Zürich-West verlief gelungen und bei zuversichtlicher Grundstimmung. Im Saal Korinth, dem Herzstück des Gebäudes, durfte Moderatorin Judith Wernli rund 70 Event-Profis zum Tagesthema «Chancen und Risiken: In Umbruchzeiten proaktiv denken» begrüssen. Um vor dem ersten Programmpunkt die Partner und Sponsoren mit einem Dankeschön für deren Unterstützung zu erwähnen. Es sind dies der Verbandspartner Blasto, die Service Partner Bataillard, Expomobilia, Feldner Druck, Mix Max Music, Neuerdings Eventdesign, Photo Bettinger, Plot Factory, Smartec, Ticketino, Viven und ZFV, die Medienpartner Mice-tip und Smartville digital sowie die Locationpartner Paulus Akademie und Restaurant Lilly Jo.
Steile Lernkurve bewältigt
Unter dem Titel «Die Pandemie, ein globaler Mega-Event. Wo stehen wir, was lernen wir?» nutzte Christine Kopp eingangs ihrer Ausführungen die Gelegenheit, sich bei der von der Pandemie stark betroffenen Event-Branche für die Einhaltung der Schutzkonzepte und das Verständnis zu bedanken. «Seltene Ereignisse sind selten!» meinte die Leiterin der Koordinationsgruppe Covid-19 beim BAG. Will heissen, dass nicht vermehrt damit zu rechnen ist, dass ein Virus auftaucht, welches zu Lockdowns führen wird. Beim BAG wird das Corona-Virus künftig als Endemie behandelt, also als weiter zirkulierendes Virus, welches jedoch keine Sonderstrukturen und auch keine obligatorische Massnahmen mehr erfordert. Man gehe grundsätzlich davon aus, dass Covid wie andere Erkrankungen der Atemwege einzuordnen sei. Gelernt habe man aus der Krise sehr viel, wie etwa die Umsetzung von Schutzmassnahmen, den Umgang mit sehr sorgfältig abzuwägenden Schliessungen, die negativen wirtschaftlichen und psychischen Auswirkungen, die massiven negativen Auswirkungen der Schulschliessungen, das Umsetzen von Unterstützungsmassnahmen für Unternehmen, Arbeitnehmende und Selbständigerwerbende und vieles mehr. Bei Events empfiehlt die BAG-Managerin bewusster auf folgende Punkte zu achten: Massnahmen zur Lüftungsoptimierung inkl. lüftungstechnischen und baulichen Lösungen, Möglichkeiten für individuellen Schutz wie tragen der Maske, Handhygiene, Abstand und das Berücksichtigen von Schutzbedürfnissen von besonders gefährdeten Personen. «Sie haben eine steile Lernkurve hinter sich», so Christine Kopp abschliessend, «die nächste Pandemie wird sicher einfacher...!»
Der Mitarbeitende ist König
Wo sind denn alle diese Leute? Auch die Teilnehmer der Gesprächsrunde zum Thema «Personalmangel. Wie weiter?» konnten das Rätsel, von welchem auch die Event-Branche stark betroffen ist, nicht abschliessend lösen. Einig waren sich Barbra Albrecht, Leiterin Switzerland Convention & Incentive Bureau bei Schweiz Tourismus; Roger Büchel, CEO Kongresshaus Zürich; Urs Pfäffli, Präsident GastroZürich und Miriam Shergold, Leiterin Bildungspolitik Hotelleriesuisse, dass die Arbeitsbedingungen grundsätzlich attraktiver, flexibler und vermehrt nach den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gestaltet werden müssen. Oder wie es Büchel formuliert: «An erster Stelle steht heute der Mitarbeitende und nicht der Kunde. Weil: Zufriedene Mitarbeitende generieren automatisch zufriedene Kunden!» Für Barbra Albrecht gilt es zu versuchen, die Mitarbeitenden an das Unternehmen zu binden, die Effizienz zu steigern um mit weniger Personal die gleichen Leistungen erbringen zu können. Miriam Shergold würde gerne aus Hilfskräften mehr Fachkräfte machen. «Bildung hat auf jeder Ebene zu greifen», so die Vertreterin von Hotelleriesuisse, «also auch Weiterbildungsprogramme für Arbeitslose, Flüchtlinge und massgeschneiderte berufsbegleitende Ausbildungsprogramme». Urs Pfäffli seinerseits plädiert ganz klar dafür, auf mehr Qualität zu setzen. Basic reiche heute nicht mehr. Selbst Gastronom mit sehr viel Herzblut bezeichnet er die Grundausbildung in «unserer Branche» als eine tolle Lebensschulung. Einig war sich die Diskussionsrunde, dass die Pandemie für alle auch eine Chance bedeutet hat zu hinterfragen, sich zu bewegen und kreativer zu werden. Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, auf deren Bedürfnisse eingehen, attraktivere und flexiblere Arbeitsbedingungen sowie Anreize schaffen, verstärkte Aus- und Weiterbildungen anbieten und auch spannender werden und Geschichten erzählen. Mit diesen Tugenden wäre jedenfalls ein Anfang gemacht.
Nach dem Begrüssungskaffe hatten die Teilnehmenden während der Pause eine weitere Gelegenheit, sich mit Getränken, Früchten und feinem Gebäck zu erfrischen und beim Networking in entspannter Atmosphäre neue Kontakte zu knüpfen und sich mit schon bekannten Branchenkollegen auszutauschen.
«Job Tinder»
«We Talents ist für deine Jobs. Wir matchen und liefern dir passende Talente. Wir bieten dir neue Konnektivität, Übersicht und clevere Webservices für dein Recruiting. Payrolling und Lohnabrechnung inklusive.» So bewirbt sich die «Job Tinder»-Plattform, wie der Gründer von We Talents das Tool mit einem Augenzwinkern nennt, auf dessen Homepage. Eine Plattform die durchaus einen Beitrag leisten könnte, das Problem Personalmangel etwas zu entschärfen. Denn gemäss Christian Klinner haben sich derzeit rund 10‘000 Talente, mehrheitlich aus der Kreativwirtschaft, auf der Plattform registriert. Diese übersichtlich, nach Skills und Relevanz sortiert und sofort temporär oder fest buchbar. Was bedeutet, dass sich mit überschaubaren Abo-Kosten Talente einfach matchen lassen. Bei der Vorstellung betonte der «Job-Kuppler», dass das für Agenturen und weitere Arbeitgeber oftmals mühsame Lohnmanagement, die Abrechnungen und das Payrolling, inkl. Lohnzahlung, Versicherungen, Sozialbeiträge und weiterer Papierkram ebenfalls über We Talents läuft. Aufgeschaltet sind auch so genannte «Skill Hubs», in welchen Communities auf einer eigenen Website poolen und dadurch aktiv vernetzte Akteure sichtbar und gefunden werden.
Ressourcen bereithalten
Auf mögliche Krisen war man zwar in Basel vorbereitet und hat sich auch schon vor dem Eintreten der Pandemie mit Eventualitäten befasst. Aber von Covid hat man auch bei der F. Hoffmann-La Roche AG im Vorfeld selbstverständlich nichts gewusst, wie Notfallmanager Christoph Kaupp betonte. Dank den erwähnten generellen Vorbereitungen habe das Unternehmen mit dem Umsetzen von Massnahmen doch etwa einen Monat Vorsprung gehabt. Bei rund 12‘000 Mitarbeitenden in Basel, davon mussten zum weiteren Betrieb der Labore, Logistik etc. 1500 immer vor Ort sein, kam der Kommunikation hohe Bedeutung zu. Kommunikationschef Andreas Gnann war mit guten Gründen Mitglied der internen Taskforce und konnte auch deshalb auf den beiden Hauptkanälen E-Mail (diese hatten wegen der hohen Beachtung Priorität) und interne Website einen guten Kommunikationsmix und ein rasches Reagieren mit allen wichtigen Informationen, Updates, Vorschriften etc. gewährleisten. Gelernt aus der Pandemie hat man beim Pharmakonzern u.a., dass Home Office ein fixer Bestandteil des Arbeitsumfeldes sein kann, dass ein verstärkter Trend zu virtuellen Meetings auszumachen ist, diese aber ein physisches Treffen nicht ersetzen können. Auch Neuland betreten hat man beim Organisieren von virtuellen Veranstaltungen. «Wichtig ist», so Kaupp, «eine gewisse Flexibilität und Kreativität». Und sein Kollege Gnann betont, dass «wir mit den entsprechenden Ressourcen bereit sein müssen.» Trete eine Krise ein, habe man keine Zeit und es muss einfach funktionieren.
Location und Genussreiches
Es war vor der Mittagspause die Reihe an Csongor Kozma, Direktor und Leiter Fachbereich Philosophie und Politik, den Eventmanger:innen die Paulus Akademie etwas näher zu bringen. Als Teil der katholischen Kirche im Kanton Zürich wurde die Location in Zürich-West im März 2020 eröffnet und definiert sich als Forum für Religion, Ethik, Gesellschaft, Politik und Kultur. Zu den mietbaren Räumen des Veranstaltungszentrums zählen der grosse Saal mit einer Kapazität von bis zu 200 Personen, sechs Seminarräume sowie weitere Besprechungs- Sitzungs- und Workshopräume. Beim geführten Rundgang konnten sich die Anwesenden selbst ein Bild von den attraktiven Räumlichkeiten machen.
Für den schmackhaften, in den Foyers gereichten Lunch, zeichnete der Catering-Partner des benachbarten und von den ZFV-Unternehmen geführten Restaurant Lilly Jo verantwortlich.
Musikalischer Genuss war zum Abschluss der Mittagspause in der besonderen Viertelstunde durch die Schweizer Sängerin, Musikerin und Songwriterin Lina Button garantiert. Begleiter von ihrem Band-Kollegen Lukas Gassten gaben die beiden Künstler live einige von Lina Buttons Hit zum Besten. Nicht fehlen durfte zum Abschluss ein gemeinsames Happy Birthday für ein anwesendes Event-Circle-Geburtstagskind.
Virtuell versus Real
Auch bei Siemens hat die Pandemie ein Umdenken und Umorganisieren ausgelöst, hin zu virtuellen Events und Meetings. So hat beispielsweise im vergangenen Oktober am Hauptsitz in München ein virtuelles Meeting mit 500 Managern stattgefunden, die jeweils in rotierenden Gruppen von 25 bis 30 Teilnehmenden online geschaltet waren. Vorteile sind, wie Jennifer Pizzeghello betonte, sicher die Einsparungen von Kosten und Zeit sowie auch der Aspekt der Nachhaltigkeit. Überraschend, so die Direktorin und Teamleiterin Communication Services, sei dabei die Erkenntnis, dass bei den virtuellen Meetings die verursachten Emissionen etwa gleich hoch seien, wie bei den realen Events – diese allerdings ohne die Flüge miteingerechnet. «Bei den virtuellen Events bestehe eine grosse Chance für Bewertungen, Analysen und wir wissen viel mehr, was die Teilnehmenden wirklich interessiert», hob die Referentin weitere Vorteile hervor. Gerade für Nachfolgeevents seien dies wichtige Erkenntnisse. Aber ganz ohne Risiken gingen resp. gehen virtuelle Veranstaltungen auch bei Siemens nicht über die Bühne. Zu Beginn waren es technische Fehler, fehlende Konzeptionen, zu lange Sessions, hohe Drop-off-Raten oder die Kostenfalle «günstig». Denn, so die Kommunikations-Fachfrau, sei die technische Infrastruktur nicht günstiger als ein realer Event.
Das Hirn bleibt überlegen
«Das menschliche Hirn ist eine mentale Geheimwaffe und der künstlichen Intelligenz überlegen.» Als Neurowissenschafter, Bio-Chemiker und Autor weiss Henning Beck ausgezeichnet, wie das menschliche Hirn funktioniert und was passieren muss, dass wir es vor allem in sehr umbruchstarken Zeiten schaffen, pro aktiv zu agieren. Also etwa so, wie vor den Corona-Wellen. Um sein Eingangsstatement auch noch mit folgender Aussage zu untermauern: «Im Gehirn findet kreatives Denken statt. Computer dagegen sind heute gleich dumm wie vor 50 Jahren; aber heute sind sie einfach schneller dumm!» Der Grund, dass alle Krisen aus dem Nichts kommen liege darin, dass die Menschen trainiert werden, immer zurückzuschauen und vergangenes zu analysieren. Also gelte es, bestehende Denkmuster zu brechen und als weiterer Schritt, mit Stress klar zu kommen. In stressigen Situationen muss sich der Mensch auf Automatismen verlassen können, denn die grössten Krisen würden immer dann eskalieren, wenn man nicht darauf vorbereitet sei. Krisendenken bedeute vor allem, zuhören zu können. Dies sei nie schwieriger als unter Stress. Als weitere Schritte rät der «Hirnkenner», das Digitalisierbare zu digitalisieren. Das kann beispielsweise deshalb hilfreich sein, weil das Gehirn zu Beginn einer Krise immer über eine schlechte Datenbasis verfüge. Und weiter forderte Beck die Anwesenden auf, die Idee zu wagen und keine Angst vor Fehlern zu zeigen: «Machen ist wichtiger als perfekt zu machen!»
Seiltanz der Medien
Für Vincenz Wyss steht ausser Frage, dass die Themen-Vielfalt bei den Massenmedien unter dem Coronavirus gelitten hat. Unter dem Titel «Medien und Corona: zwischen Pflicht und Verantwortung» zeigte der Professor für Journalistik an der ZHAW auf, wie Medienschaffende die Krise bewältigt haben und bei welchen Punkten Kritik anzubringen ist. So habe die Pandemie bei ihrem Beginn rund 70 Prozent der Berichterstattungen eingenommen. Dabei hätten sich einige Problempunkte akzentuiert. Etwa die Unsicherheit wegen mangelnden Daten, die Frage, ob das Richtige gemessen wird und das Problem der Relevanz. Festgestellt hat der Medienwissenschafter auch eine Konzentration auf die medizinischen Aspekte. Wenn Experten hinzugezogen worden seien, dann fast ausschliesslich solche aus dem medizinischen Bereich, obwohl es auch viele andere aktuelle, von der Pandemie betroffene Themen gegeben hätte. Virologen als «Medienstars» in Szene zu setzen ist genauso ein Kritikpunkt wie eine mangelnde kritische Distanz. «Man erwartet eigentlich, dass die Medien mit Distanz auf Entscheidungen der Politik berichten», so Wyss. Um aber auch anzufügen, dass man oft wenig wusste und die Umsetzung der ethischen Vorgaben zeitweise auch deshalb schwierig war. Und zum «halb geheimen» Video aus dem Hause Ringier, in welchem CEO Marc Walder die Redaktionen aufforderte, wohlwollend über die Regierungsbeschlüsse zu berichten, damit wir alle gut durch die Krise kommen, meinte der Referent nicht ganz überraschend: «Diese Aussage war komplett unjournalistisch!»
Den Abschluss des informativen, aufschlussreichen und auch unterhaltsamen EMC bildete die Tageszusammenfassung von Moderatorin Judith Wernli, der Hinweis auf den nächsten Event Circle am 23. Mai 2023 im Entra Rapperswil zum Thema Nachhaltigkeit und ein weiteres angeregt-gemütliches Zusammensein beim Apéro im Restaurant Lilly Jo mit feinen Tropfen und kulinarischen Köstlichkeiten aus der hauseigenen Küche.
Event Management Circle – Agenda
23. Mai 2023
ENTRA AG, Rapperswil «Nachhaltigkeit»
21. November 2023 SIX ConventionPoint, Zürich «Trends in Events – Pitch für Dein Produkt»