Wie die An- und Abmeldungen bei einem Event am effizientesten organisiert werden? Wer weiss das besser als Sandra Carulli, die die EMC-Geschäftsstelle leitet und alle Event Circles organisiert.
Liebe Sandra, du managst jeweils die Anmeldungen der Event Circles. Da gibt es sicher einiges zu beachten, damit nichts vergessen geht.
Welchem Vorgehen folgst du dabei?
Sobald die Daten sowie die Locations unserer Event Circles definiert sind, kläre ich das Rahmenprogramm. Dazu gehören Dinge wie die Start- und die Endzeit des Events, die genaue Adresse der Location und Informationen zur Anfahrt (inkl. Parkmöglichkeiten), das Programm inklusive Speaker etc.
Je mehr Informationen auf der Anmeldeseite zur Verfügung stehen, desto eher melden sich viele Personen frühzeitig an und umso kleiner ist das Risiko, dass sich Angemeldete danach wieder abmelden. Anschliessend eröffne ich die Events in der Plattform unseres Partners Ticketino. Die Plattform ist mit unserer Website verknüpft, sodass sich Mitglieder sowie interessierte Tagesgäste nach meiner Aufschaltung via EMC-Website beim gewünschten Circle direkt anmelden können.
Was ist dabei besonders wichtig?
Besonders wichtig ist, dass die Eventdaten und die Locations jeweils so früh wie möglich kommuniziert werden und sich nicht mehr ändern. So kann man sich diese Tage bereits frühzeitig reservieren und hat weniger Terminkollisionen – was gerade bei Tagesevents oft vorkommt.
Findest du es notwendig, Teilnehmende mit Namensschildern auszustatten oder nicht, und warum?
Ich erachte es als sehr notwendig, dass die Teilnehmenden Namensschilder tragen. Man kann sich nicht immer alle Namen und die dazugehörenden Gesichter merken. Ein diskreter Blick aufs Namensschild hat sicher vielen schon geholfen und manch peinliche Situation verhindert. Ich finde, es hilft auch manchmal auch, mit dem Gegenüber ins Gespräch zu kommen, wenn man beispielsweise sieht, wo die Person arbeitet.
Welche 5 Punkte gehören auf eine Checkliste für das Anmeldehandling?
Datum und Location festlegen
Rahmenprogramm definieren
Eventanmeldung vorbereiten (via Plattform/Formular/Website)
Kommunikation zum Event publizieren (via Website/Social Media/Mailing etc.)
Anmeldungen überprüfen: Hat es Doppelbuchungen drin, sind Mitglieder und Gäste wirklich als solche gekennzeichnet (bei Bedarf: nachfragen)
Mitgliederliste und Namensschilder für den Eventtag vorbereiten
Der EMC-Servicepartner im Bereich Anmeldehandling:
